컨벤션기획자는 국제회의, 전시회 등의 행사를 기획하고 진행하는 사람들로 ‘국제회의전문가’로도 불립니다. 컨벤션(convention)은 국내외 회의뿐 아니라 전시회, 견본시장 등을 포함하는됩니다, 경우에 따라 전시, 교역 및 이벤트 기능이 더 중시되기도 해서 컨벤션의 전반적인 진행을 책임지는 이들의 역할이 더욱 커지고 있습니다.이들의 업무는 회의 전, 회의 진행 중, 회의 후 등으로 구분할 수 있습니다. 회의 전에는 회의장소 선정과 협상, 예산결정, 홍보, 등록절차 선정 등을 합니다. 기획안 작성을 위해 설문조사, 시장조사, 관련 자료 및 데이터 분석 등을 하고, 구성된 팀원들과 함께 행사의 틀을 잡아 기획안을 마련합니다. 의뢰자에게 승인 받으면 본격적으로 회의를 준비하게 되는됩니다, 발표자를 선정하여 섭외하고, 조명, 음향 등의 부대시설을 맡을 업체를 섭외하는 일을 비롯해 장소, 기간, 예산 등 구체적인 사안을 하나씩 결정해 나갑니다. 또한, 진행요원들을 교육하여 사전연습을 통해 미비한 부분들을 체크하여 보완합니다. 회의 당일에는 진행요원을 적재적소에 배치하고, 등록, 객실배정 계획, 비상사태에 대한 준비, 행사장 설비 및 장비점검과 관광준비, 회의 관계 직원과의 연락유지, 식음료 계획 등 회의 전 과정을 감독·지휘합니다. 또한, 회의 후에는 회의결과보고서를 작성하고, 회의에 대해 평가를 하는 것으로 전 과정이 마무리됩니다.이들은 국제회의전문역업체(PCO: Professional Convention / Congress Organizer), 관광협회, 업계 및 전문가 협회, 컨벤션 및 컨퍼런스 센터, 정부 및 이벤트 기획사, 호텔 등에서 활동합니다. 규모가 큰 회사의 경우 정기적으로 공채가 있지만, 대부분 수시채용을 한다고 합니다. 업계에서 경력자를 선호하는 만큼 관련 분야의 경험을 가지고 있으면 채용 시 유리합니다.
현직에서 활동 중인 대다수의 컨벤션기획자는 4년제 대학졸업 이상의 학력을 가지고 있으며, 주로 경영, 경제, 외국어 관련 전공과 신문방송학, 광고홍보학 등을 전공했습니다. 일부 학교에 개설된 관광학 계열, 이벤트 관련 학과 등에 진학하는 것도 컨벤션기획자가 되는 데 도움이 된다고 합니다. 또한, 관련 교육과정이 개설된 대학의 사회교육원과 국제회의전문가 교육프로그램을 운영 중인 무역협회 무역아카데미를 통해서도 관련 교육을 받을 수 있다고 합니다. 국가기술자격으로는 한국산업인력공단에서 시행하는 컨벤션기획사(1,2급)가 있지만 필수적인 것은 아닙니다.채용 시 무엇보다도 면접이 중요하다는데요, 주로 창의성, 독창성, 기획력 등 기획자로서의 자질과 지식을 측정합니다. 또한, 현장 실무경력을 중요하게 여기므로 관련 회사에 입사하여 소품담당, 섭외, 현장진행 등의 경력을 쌓는 것이 좋습니다. 또한, 외국인을 상대할 때가 많은 만큼 유창한 외국어 능력과 국제적인 안목이 필요하며, 행사 수주를 위한 영업능력, 섭외기술도 갖추어야 합니다. 꼼꼼하고 세심한 성격의 소유자에게 유리하며, 진행능력 및 리더십, 추진력이 있어야 합니다. 수송업체, 숙박업체 등의 관련 업체들이나 관련 정부기관 및 국제회의 전담기구 등과 긴밀한 협조관계를 유지해야 하며, 의뢰자와의 의견충돌이나 일을 추진하는 동안 발생할 수 있는 문제들을 원만하게 해결하고 이를 진행시킬 수 있는 의사소통능력, 순발력 등이 요구됩니다. 고위직이나 사회적으로 유명인들을 상대하기도 하므로 예의를 갖추고, 원만한 대인관계, 유머감각 등을 갖추고 있으면 좋습니다. 이외에도 체력적 소모가 많은 직업이므로 강인한 체력이 요구됩니다.
컨벤션 관련 산업은 국제정보 및 지식교류에 따른 경제·사회적 파급효과가 큰 지식집약형 고부가가치 산업이지만 아직 컨벤션기획자라는 직업은 다소 생소한 편이며, 전문인력 또한 부족한 상태입니다. 국제화·개방화에 따른 국제교류가 활발해지면서 국제행사 개최 건수가 증가하고 있습니다. 각 분야의 국제화 추진에 힘입어 우리나라도 국제회의 개최국으로 점차 부상되고 있고, 이에 따라 증대하는 국제회의의 기획, 준비, 진행을 전문적으로 하는 국제회의업을 육성하고자 하는 정부의 노력과 함께 새로운 관광산업으로 각광을 받고 있습니다. 국내에서도 컨벤션, 엑스포 등 규모가 크고 사안이 중대한 국제 행사들이 종종 개최되고 있습니다. 특히 컨벤션 산업은 항공, 호텔, 식음료 등의 관광산업은 물론 인쇄, 출판, 디자인 등 연관 산업의 발달을 촉진하고 있는데다, 많은 국제회의 참가자들이 각국의 정치, 경제, 사회, 문화 등의 분야에서 전문가로 활동하기 때문에 국가 홍보에도 상당한 효과가 있어 정부가 앞장서서 국제회의 유치를 적극 지원하고 있습니다. 대학 내에 관련 학과가 개설되고 있으며, 한정된 컨벤션 전문업체에 비해 광고 및 홍보분야의 직업에 대한 젊은이들의 선호가 높아 컨벤션기획자의 입직경쟁은 치열한 편이지만, 국제적인 감각과 탄탄한 어학실력을 갖춘다면 고용의 기회는 많을 것으로 보입니다.
국가적인 규모의 큰 행사의 경우에는 준비기간이 6개월~1년에 이르는 경우도 있다고 합니다. 회의 일정에 맞추어 일을 진행해야 하기 때문에 컨벤션기획자들의 근무시간은 대체로 불규칙한 편이라고 합니다. 특히 행사 준비기간이나 회의 진행 중에는 정해진 출퇴근 시간이 없으며, 주말에 일해야 할 때도 있습니다. 또한, 기획 단계에서는 주로 사무실에서 일하지만 본격적인 회의준비가 시작되거나 회의기간 중에는 현장에서 일하는 경우가 더 많다고 합니다. 행사진행 중 어떤 문제가 발생할지 모르기 때문에 항상 긴장감 속에 일해야 하는 어려움이 있지요. 컨벤션기획자는 행사의 시작과 끝을 책임지고 있는 만큼 꼼꼼함과 인내심을 갖춘 사람에게 적합한 일입니다. 학교 축제가 좀 더 기억에 남을 수 있도록 기획하고 진행해보는 것이 좋습니다. 프로그램을 준비하고, 교내외 귀빈을 초청하고, 선생님이나 학생들의 참여와 지원을 이끌어내는 과정을 통해 컨벤션기획자의 업무를 좀 더 깊이 이해할 수 있기 때문입니다.
출처 : 워크넷 테마별직업정보의 [컨벤션기획자] 정보
